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Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement dient dazu, den Umgang mit Wissen im Unternehmen zu verbessern. Dies gelingt in der Regel durch die Kombination von technologischen Hilfsmitteln wie Vorlagen, Intranet, Wikis u.ä. mit mitarbeiterorientierten Maßnahmen wie Partizipation, Anreizen, Kommunikation. Das besonderer daran ist, dass alle Maßnahmen auf bestimmte Wissensgebiete oder Wissensprozesse abzielen, die optimiert werden sollen. Da Wissen an Personen gebunden ist, stehen vor allem die Mitarbeiter und ihre Aufgaben im Zentrum der Optimierung.
Das Wissen, vor allem das Erfahrungswissen der Mitarbeiter ist teilweise schwer greifbar, schwierig zu beschreiben und zu teilen. Die Kunst ist es, unter Berücksichtigung der Ziele und Anforderungen aus den Geschäftsprozessen, die richtige Auswahl an Hilfsmitteln zu treffen, die den Umgang mit Wissen verbessern helfen (siehe Infografik unter "Downloads")

In der Praxis lassen sich grundsätzliche Herangehensweisen oder Strategien beobachten.

Strategien für Wissensmanagement

Wissensmanagement kann entweder mit den strategischen Zielen der Organisation verbunden werden und/oder direkt im operativen Geschäft, an den Prozessen ansetzen.

Auf der Ebene der Maßnahmen unterscheidet man die Dokumentationsstrategie und die Personalisierungsstrategie. Nach der 80:20 Regel entscheiden sich Unternehmen entweder verstärkt Wissen und Informationen zu dokumentieren oder sie fördern in erster Linie die Kommunikation zwischen Personen.

Was bringt Wissensmanagement?

• Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit erhöhen
• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vermeiden von Fehlern und Lernen aus Fehlern
• Schneller Zugriff auf Informationen
• Entscheidungsfindung verbessern
• Kooperationsbereitschaft fördern
• Kundenbindung erhöhen
• Geringerer Suchaufwand

• Schnellere Arbeitsabläufe

• Unternehmenskultur entwickeln

Wie führe ich es ein?

Die Einführung von Wissensmanagement in einem Unternehmen ist typischerweise in verschiedene Phasen oder Stufen unterteilt:

• Phase 1: Initialisierung und Strategie
• Phase 2: Analyse
• Phase 3: Lösung
• Phase 4: Umsetzung
• Phase 5: Implementierungskontrolle

In der Realisierungsphase ist es wichtig, Maßnahmen zunächst zu pilotieren. Der Einstieg in die Organisation über einen ausgewählten Pilotbereich hat sich in der Praxis weitgehend bewährt. Aufkommende Probleme können im kleinen Rahmen vor der Gesamteinführung gelöst werden und mitunter können erste schnelle Erfolge berichtet werden, die zusätzlich die Akzeptanz gegenüber Wissensmanagement steigern.

Wo liegen die Risiken bei der Einführung?

Die Einführung von Wissensmanagement verläuft in der Praxis nicht reibungslos und nicht ohne Auseinandersetzung. Die Auseinandersetzung wird in der Regel aufgrund von Barrieren oder Widerständen gegenüber Wissensmanagement und den geplanten Maßnahmen geführt, die die Mitarbeiter mehr oder weniger zum Ausdruck bringen. Der Einführungsprozess kommt dadurch ins Stocken oder wird teilweise komplett behindert (siehe Infografik unter "Downloads").

Einige Erfolgsfaktoren helfen diese Barrieren zu verhindern:

• Prioritäten setzen: Die Führungskräfte müssen von Beginn an bis zum Ende des Vorhabens signalisieren, dass die Aktivitäten gewollt sind und eine gewisse Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft einnehmen.
• Sich ein Bild machen: Die Initiatoren oder der Projektleiter sollte sich vor dem offiziellen Start ein möglichst genaues Bild über Wissensmanagement machen. Er sollte verstanden haben, worum es geht und wozu ihm die Aktivitäten nutzen können. Der Begriff Wissensmanagement muss gar nicht unbedingt im Unternehmen kommuniziert werden. Es kann durchaus offiziell, um die Zusammenarbeit oder "das Miteinanderreden" in der Organisation gehen.
• Nutzen kommunizieren: Die persönliche Erkenntnis "Das hat mir etwas gebracht" bewegt Mitarbeiter dazu, ihr Verhalten anzupassen und zu verändern. Es ist wichtig, in Bezug auf den Umgang mit Wissen diese Erkenntnis zu fördern. Schnelle, durchaus kleine Erfolgserlebnisse helfen in der Anfangsphase die Mitarbeiter zu überzeugen (z.B. der positive Effekt einer aufgeräumten Verzeichnisstruktur, in der man plötzlich viel schneller als früher Dokumente wieder findet). Nach dem Motto "tue Gutes und sprich drüber" müssen die Führungskräfte sicher stellen, dass Erfolge spürbar, aber vor allem auch kommuniziert werden. Unabdingbar ist es, den tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter zu kennen und zu wissen, was ihnen bei ihrer Arbeit weiterhilft.
• Informelle Kommunikation gestalten und Meinungsführer einbinden: Die Bedeutung der informellen Kommunikation in KMU ist groß. In den nicht formalen Prozessen wird informiert, bewertet und entschieden. Dieser Kanal ist von den Verantwortlichen genauso mitzugestalten wie die offizielle Kommunikation. Meinungsführer dienen als Multiplikatoren und Verbündete. Sie müssen dazu auch mit den aktuellsten Informationen und den richtigen Argumenten ausgestattet sein.
• Das Wissensmanagement "der kleinen Schritte": Zu Anfang des Vorhabens gilt es keine illusorischen Erwartungen aufzubauen, sondern eher kleine, überschaubare Ziele zu definieren. Entsprechend müssen die Maßnahmen realistisch geplant werden. Kleine, aber schnell wirksame Schritte sind dabei langfristig angelegten, großen Aufgabenstellungen vorzuziehen. Empfehlenswert ist der Start der Aktivitäten im Rahmen eines Pilotprojektes in einem ausgewählten Bereich der Organisation.
• Controlling einplanen: Nur wenige KMU bringen die Disziplin auf, aus reiner Überzeugung die alten Regeln über Bord zu werfen und ihre Gewohnheiten dauerhaft zu ändern. Der gute Wille reicht oft nicht aus, um Neuerungen am Leben zu halten. Ein stringentes Projektmanagement hilft auch bei der Einführung von Wissensmanagement